Karta QSL jest kartą potwierdzającą przeprowadzoną łączność. Stanowi podstawę do zaliczenia łączności z danym krajem (lub kwadratem QTH lokatora), podstawę do uzyskania dyplomu lub punktacji w zawodach. Karta jest równiez w pewnym sensie wizytówką indywidualnego krótkofalowca lub klubu łączności i powinna godnie reprezentowac Polskie krótkofalarstwo na świecie. Każda karta QSL musi spełniać szereg niżej podanych warunków: stwierdzenie, że karta QSL potwierdza łączność dwustronną z tą samą stacją i tą samą emisją. Najczęściej używane są stwierdzenia w języku angielskim lub skróty slangu: CONFIRMING 2 WAY QSO lub CFM QSO - w tym przypadku w rubryce "rodzaj emisji" należy umieścić informację: 2 x CW; 2 x SSB. Karta SWL - w miejsce CFM QSO winna zawierać stwierdzenie nasłuchu np. HRD UR SIGS - lub podobne. UWAGA! - łączności przeprowadzane emisjami mieszanymi np. CW - SSB mogą nie być zaliczane do punktacji zawodów, dyplomów itp. miejsce (rubryka) na wpisanie czytelnego znaku korespondenta. Znaki obowiązkowo wpisywać dużymi literami drukowanymi ze zwróceniem szczególnej uwagi na litery np. I - J; U - V itp. cyfrę zero obowiązkowo pisać: zero przekreślone. godzinę rozpoczęcia łączności określać obowiązkowo w/g UTC. Jest to obowiązujący nas czas uniwersalny - równoznaczny czasowo z czasem GMT. datę należy pisać w/g obowiązującego systemu: rok - miesiąc - dzień np.:2012-06-09 Zalecane jest używanie skrótu lub pełnej nazwy miesiąca w języku angielskim np.: 1990 January 10. NIE STOSOWAĆ oznaczeń miesięcy cyframi rzymskimi! raport dla korespondenta:przy łącznościach telegraficznych obowiązuje raport trzycyfrowy np. 579 przy łącznościach fonicznych (SSB; AM; FM) obowiązuje raport dwucyfrowy np. 58. Dodatkowe informacje określające warunki odbioru, propagacji, jakości sygnału, określać skrótami kodu Q np. QSB; QRM; QRK; itp. Nie zaleca się stosowania raportów łamanych typu 57/9-9 przy CW, lub 57/9 przy SSB, gdyż raporty takie mogą sugerować np. raport telegraficzny i pracę obustronną różnymi rodzajami emisji (CW - SSB). Należy stosować np. przy CW - 579 QSB; lub przy SSB - 58 QSB lub 56 QRN. pasmo należy podawać w oznaczeniu MHz.  rodzaje emisji - podawać literami drukowanymi np. CW; SSB; RTTY; SSTV itp. podpis operatora - pełny lub inicjały lub skrót. QTH - miejscowość zainstalowania radiostacji. Przy łącznościach UKF należy obowiązkowo podawać lokator np. LOC KO02MG. Przy łącznościach KF również zaleca się podawanie lokatora. własny znak nadawczy lub nasłuchowy: znak winien być elementem dominującym na karcie QSL, obowiązkowo dużymi drukowanymi literami. Można stosować litery stylizowane, jednak muszą być czytelne dla każdej narodowości. na karcie QSL winien być znaczek organizacyjny PZK o wzorze i kształcie zatwierdzonym przez ZG PZK.  Niektóre bowiem organizacje i wydawcy nie uznają (np. do dyplomów) kart QSL bez znaczka organizacji należących do IARU i taka karta dla kolekcjonera dyplomów jest bez wartości i może być przyczyną nie otrzymania potwierdzenia łączności. Dopuszczalne jest umieszczenie znaczków określających przynależność nadawcy czy SWL-owca do klubu LOK lub ZHP, jednak muszą one być zgodne z oryginalnymi wzorami tych organizacji. zgodnie z obowiązującą Uchwałą Konferencji IARU wymiary karty QSL ustalono na 9 x 14 cm przy wadze nieprzekraczającej 4 g. IARU zaleca pozostawienie w dolnej części karty QSL niezadrukowanego marginesu o wysokości 12 mm. przy wypełnianiu kart jednostronnych konieczne jest wpisywanie dodatkowo na odwrocie karty w lewym górnym rogu znaku korespondenta - ułatwia to ekspedycję kart w biurach QSL. informację o skrócie województwa należy podawać w następującej formie:  " WA for POLSKA AWARD" Jest to jedyna właściwa forma. Obok wyżej podanych informacji obowiązkowych, na karcie QSL mogą być podane informacje dodatkowe, np.: - rodzaj stosowanego sprzętu nadawczo-odbiorczego - rodzaje stosowanych anten - imię, nazwisko i dokładny adres operatora (lub stacji klubowej) - informacje o QSL np. PSE - TKS - QSL itp. - skróty lub pełna treść informacji grzecznościowych lub rubryka na krótką korespondencję - adres Centralnego Biura QSL - informacje o przynależności do klubów specjalistycznych - informacje o zdobytych ciekawszych dyplomach itp. - rysunki, zdjęcia mające na celu pokazanie operatora, stacji, regionu lub miasta. W tym przypadku należy zwrócić szczególną uwagę na stronę graficzną i techniczną wykonania, estetykę, smak i formę, która powinna być jednoznacznie zrozumiała przez odbiorcę w dowolnym kraju świata. Nie zaleca się stosowania herbów miast, województw, gdyż nie są one czytelne poza granicami Polski.